Het eerste gesprek aan de telefoon
Fleur Smit neemt op, meestal binnen drie beltonen, vanuit de receptie aan de Bergstraat 127 in Almere. Het telefoontje duurt gemiddeld acht tot twaalf minuten en begint zelden met een datum.
Eerst wil Fleur weten wat je wilt laten vastleggen: een portret voor een profiel, een gezin dat eindelijk eens met z'n allen op de foto staat, of een reeks voor een klein bedrijf waar de teamfoto al jaren op zich laat wachten en niemand precies weet wie er nu wel en niet op moet. Wie belt voor een zaak, hoort vaak dezelfde vraag terug, namelijk of het om een teamfoto gaat, om producten, of om beide.
Fleur noteert het antwoord letterlijk in het systeem, want Jesse de Boer leest dat later terug bij de offerte. Sinds 2016 werkt dat zo.
Een gesprek van vier minuten komt ook voor.
Wat je vooraf klaarlegt
Voor een gezinsshoot vraagt Fleur om één ding dat mensen vaak vergeten: kleding die bij elkaar past zonder identiek te zijn, want effen tinten werken beter dan grote logo's of felle prints.
Verder is het handig om te weten hoeveel personen meekomen, of er kinderen onder de vier jaar bij zijn, en of iemand in een rolstoel zit, omdat dat laatste bepaalt welke ruimte we gebruiken en hoeveel tijd we inplannen voor het opstellen van de lampen en het vinden van een hoek die voor iedereen werkt.
Voor bedrijven ligt het iets anders. Neem de namen en functies mee van de mensen die op de foto gaan, plus een voorbeeld van hoe het bedrijf naar buiten treedt. Een folder, een website, een visitekaartje. Geen uitgebreid merkboek nodig.
Neem ook een fles water mee, want na drie kwartier poseren is iedereen daar blij mee.
De offerte van Jesse de Boer
Jesse de Boer zit op de afdeling Offertes en stuurt binnen twee werkdagen een voorstel.
In die offerte staat precies wat je krijgt: het aantal foto's, de duur van de shoot, of er prints bij zitten en welke formats, waarbij een portretsessie vaak een half uur tot drie kwartier in de studio beslaat en een familiefoto met acht personen al snel zeventig minuten vraagt voordat iedereen goed staat. Prijs wordt hier genoemd, in de offerte.
Niet eerder aan de telefoon, niet pas aan het eind. Jesse zet het bedrag los van de opnameduur, zodat je kunt zien waar je voor betaalt. Wie vragen heeft over de offerte, belt terug of mailt. Aanpassen kan meestal tot vijf werkdagen voor de shoot. Daarna wordt het lastig, omdat Levi Janssen de planning dan al rond heeft.
Wie een locatie buiten de studio wil, checkt vooraf of er op die plek gefotografeerd mag worden: bij het strand bij Almere Haven is dat zelden een probleem, bij station Almere Centrum wel.
De shoot zelf: van aankomst tot laatste klik
Je komt binnen bij Bergstraat 127, 1352 BJ Almere, waar Anna Janssen aan de receptie je de wachtruimte wijst en je reken op tien minuten moet voordat alles loopt: jas opgehangen, koffie of thee, even wennen aan de lampen.
Levi Janssen doet de uitvoering. Hij begint nooit meteen met fotograferen. De eerste vijf tot acht minuten gaan op aan uitproberen: hoe staan mensen, waar valt het licht, welke hoek werkt. Dat voelt voor sommigen onwennig, maar het scheelt later tijd.
Een portretsessie van één persoon duurt meestal vijfendertig minuten voor de camera, en bij een gezin van vijf personen loopt dat op tot een uur en een kwartier, met tussendoor korte pauzes waarin kinderen even kunnen bewegen zonder dat de opstelling helemaal opnieuw hoeft. Na de laatste klik is het niet meteen klaar.
Levi maakt een eerste selectie, vaak dezelfde middag nog. Daar blijven vijftig tot tachtig beelden van over.
De rest gaat eruit. Kinderen raken na ongeveer veertig minuten hun geduld kwijt, en dat is precies de reden waarom we bij jonge gezinnen de shoot kort houden en de beste momenten vroeg pakken.
Selectie, bewerking en prints
De selectie die je te zien krijgt, is al ontdaan van mislukte opnames en dubbele standen, en je krijgt een link met de beelden, meestal vier tot zes werkdagen na de shoot. Dat scheelt kiezen.
Bewerking doen we in eigen huis. Standaardwerk is retouche van huid en licht, geen ingrepen die mensen onherkenbaar maken.
Wie meer wil, bijvoorbeeld een achtergrond die wordt vervangen, kan dat aangeven. Dat kost extra tijd, meestal twee tot drie werkdagen.
Prints worden lokaal besteld, waarbij Jesse Brouwer de inkoop doet en de levertijden bijhoudt, zodat een standaardprint op dertig bij veertig centimeter er doorgaans binnen zeven werkdagen is en grotere formaten of inlijsten ongeveer twee weken vragen. Ophalen kan aan de Bergstraat, op maandag tot en met donderdag tussen 8:30 en 17:00, op vrijdag tot 15:00. In het weekend is de deur dicht.
Wanneer geld ter sprake komt
Geld komt voor het eerst ter sprake in de offerte. Dat is bewust.
Aan de telefoon noemt Fleur geen bedragen, omdat de opdracht dan nog niet scherp is en een bedrag noemen voordat duidelijk is of het om drie of dertig foto's gaat alleen maar verwarring geeft bij beide partijen. Voor de shoot wordt een deel vooraf betaald, meestal de helft.
De rest volgt na oplevering. Dat staat in de offerte, met de betaaltermijn erbij.
Wie een bedrijfsopdracht laat uitvoeren via Tribletvora B.V. krijgt een factuur met btw, particulieren krijgen een gewone factuur, en beide komen per mail, desgewenst per post. Vragen over een factuur gaan naar Jesse Brouwer, niet naar de receptie. Dat scheelt doorsturen.
Wat de eerste stap meestal is
De meeste mensen bellen eerst. Een kleiner deel mailt.
Beide werkt, maar wie belt, weet dezelfde dag nog of een datum past, omdat Fleur de agenda naast zich heeft en voor een portret vaak binnen tien tot veertien dagen plek ziet terwijl een familiefoto in het weekend geen optie is zolang het weekend gesloten blijft.
Doordeweeks lukt het sneller.
Eén ding valt op na al die jaren: wie vooraf nadenkt over kleding en gezelschap, is binnen een uur klaar en tevreden, en wie op de bonnefooi komt, is twee keer terug geweest. Dat is geen regel, maar het komt vaak genoeg voor om het hier op te schrijven.